Задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику, можно признать безнадежной и списать в расходы по истечении трехлетнего срока исковой давности

Вправе ли организация после истечения трехлетнего срока исковой давности, установленного статьей 196 Гражданского кодекса, признать безнадежной задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку), и учесть ее в расходах? В Минфине России считают, что у организации есть такое право (письмо от 08.08.12 № 03-03-07/37).

Подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса позволяет учитывать в составе внереализационных расходов суммы безнадежных долгов. Исчерпывающий перечень оснований для признания дебиторской задолженности безнадежной установлен в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса. Такими основаниями являются:

• истечение установленного срока исковой давности;
• невозможность исполнения обязательства в соответствии с гражданским законодательством;
• невозможность исполнения обязательства на основании акта государственного органа;
• ликвидация организации-должника.

В Минфине отмечают, что для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из перечисленных оснований. Соответственно, по истечении трехлетнего срока задолженность по подотчетным суммам можно признать безнадежной и списать в расходы в целях налогообложения прибыли. При этом необходимо иметь документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.